Onboarding-Prozesse sind häufig uneffektiv und unstrukturiert. In Folge sinkt die Motivation der “New-Joiner”, der neuen Mitarbeiter, weil sie sich alleine gelassen und orientierungslos fühlen.
“Weiche” Faktoren sind dabei oft die größten Produktivitätshemmer. Schulungen, die sich allein um Daten, Fakten und Prozesse drehen, können nur unzureichend helfen.
Was ist zu tun?
Ein guter Onboarding-Prozess beginnt so früh wie möglich und löst folgende Aufgaben:
- Hilfe bei der Anfahrt zum Arbeitsplatz: Wo parke ich am besten? Öffentliche Verkehrsmittel…
- Wo finde ich mich am ersten Arbeitstag ein? Nach wem muss ich fragen?
- Orientierung am Arbeitsplatz: Was bekomme ich wann, wo von wem? Was muss ich evtl. mitbringen?
- Was gibt es für formale Regeln? Prozessleitfäden?
- Wer ist der richtige Ansprechpartner für welches Thema?
- Wo finde ich Daten, Akten…
- Was ist meine exakte Jobbeschreibung? Und was ist die von den Mitgliedern in meinem Team?
- …
Aber auch bei den folgenden, eher trivial erscheinenden Punkten, kann man neuen Mitarbeitern erheblich helfen. Und diesen Stress und Zeit sparen:
- Umzugshilfen / Ratgeber / Wohnungsmarkt / Schwarzes Brett (…)
- Wer sind meine neuen Kollegen? Was erwartet mich in meinem Team?
- Was sind gemeinsame Themen, die ich mit neuen Kollegen habe? Evtl. auch privater Natur.
- Wer ist noch neu im Unternehmen?
- …
Wie sehen die Lösungen konkret aus?
Es gibt verschiedene Lösungsebenen, die miteinander interferieren. Die größte Herausforderung ist dabei oft die Integration der “neuen Ideen zum OnBoarding” in das Unternehmen. Manchmal müssen Routinen aufgebrochen und verändert werden, manchmal erhalten Abteilungen neue Aufgabenbereiche.
Ebene 1: Strategie!
Verfolgt das Unternehmen eine On-Boarding-Strategie, die mit den Bedürfnissen des Unternehmens abgestimmt ist? Zu einer solchen Strategie gehören unter anderem Antworten auf diese Fragen:
- An welche Stellen im Unternehmensnetzwerk kommen neue Mitarbeiter?
- Welche Rolle haben die Neuen aus Sicht des Netzwerks an diesen Positionen?
- Passen die Positionen zu den Rollen und zu der Verantwortung/Kompetenz eines New-Joiners?
- Ist das Unternehmensnetz strukturell intelligent genug, um die Integration zu leisten?
- Zu welchen Unternehmenszielen passt der neue Mitarbeiter am besten?
- …
Ebene 2: Die Bereitschaft des Unternehmens
“Freut” sich ein Unternehmen eigentlich auf seine neuen Mitarbeiter? Oder werden diese als lästige Personen betrachtet, um die man sich “auch noch kümmern muss”?
Neue Mitarbeiter mit offenen Armen zu empfangen kann nicht verordnet werden. Dies ist eine Frage der gelebten Unternehmenskultur.
… in einigen Fällen ist hier also ein echter Change notwendig.
Ebene 3: Transparenz & Klarheit
Oft sind es ganz einfache Prozesse, die nicht richtig funktionieren: Ist einer Abteilung klar, dass neue Mitarbeiter kommen? Wann diese genau kommen? Was diese für Skills mitbringen? Wann die Neuen welche Schulung besuchen müssen? Ab wann wer einen Laptop hat? Und Zugang zum Intranet, usw.?
Umgekehrt gilt natürlich auch: Weiß ein neuer Mitarbeiter, wo er hin soll, was und wer ihn erwartet? Was von ihm erwartet wird? usw.?
Ebene 4: Prozesse
Verfügt ein Unternehmen über angemessene Prozesse, die die Integration von neuen Mitarbeitern in das Unternehmen erleichtern? Wann findet welche Schulung statt? Wer ist mit in der Schulung? Gibt es Mentoren? Gibt es fachliche Ansprechpartner, die auch Zeit haben.
Ebene 5: Werkzeuge
In Zeiten der Digitalisierung, sind die Werkzeuge oft ebenfalls digital. Ein New-Joiner-Portal kann ungemein helfen. Aber schon die Berücksichtigung dieser Rolle in der User-Taxonomie des Intranets ermöglicht unglaublich viele, oft sehr kleine Details. Die aber sehr große Effekte haben.
… diese und weiter Maßnahmen müssen ernstgemein sein, damit sie wirken. Dass bedeutet aber nicht, dass sie auch teuer sein müssen. Kulturwandel und Integration ist eine Aufgabe für alle Unternehmen und für alle Teile der Gesellschaft. Wir zeigen Ihnen gern, wie dies in Ihrem Unternehmen von einer Mühe zu einem Wettbewerbsvorteil wird.
Kontakt:
Prof. Tim Bruysten
bruysten@richtwert.eu
+49 211 514 36 400
Lesen Sie im Kontext auch den Artikel: Interne Kommunikation: Social Media Learnings für Unternehmensnetzwerke